Koniec ePUAP w pismach podatkowych? Od 2026 r. liczą się e-Doręczenia i systemy organów

Zespół CASP

Uwagi ogólne

Z dniem 1 stycznia 2026 r. zmieniły się zasady składania podań utrwalonych w postaci elektronicznej do organów podatkowych oraz organów Krajowej Administracji Skarbowej. Zakończenie okresu przejściowego e-doręczeń oznacza, że ePUAP przestał pełnić funkcję uniwersalnego kanału elektronicznej komunikacji w sprawach podatkowych.

Podanie złożone przez osobę fizyczną albo podmiot niebędący podmiotem publicznym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP nie będzie zasadniczo uznawane za skutecznie wniesione do organu podatkowego lub organu KAS. Analogiczna zmiana dotyczy pism doręczanych przez te organy za pośrednictwem ePUAP do podmiotów niepublicznych.

Nie oznacza to całkowitego wyłączenia ePUAP z obrotu prawnego. Platforma może być nadal stosowana w przypadkach, w których przepisy szczególne wyraźnie przewidują taki sposób wnoszenia lub doręczania pism. W pozostałym zakresie podstawowe znaczenie zyskują e-Doręczenia oraz systemy teleinformatyczne organów.

Charakter i cel nowych zasad

Nowe zasady mają uporządkować komunikację elektroniczną z administracją podatkową po zakończeniu okresu przejściowego e-doręczeń. Punkt ciężkości zostaje przeniesiony z dotychczasowej skrzynki ePUAP na adres do doręczeń elektronicznych organu albo konto w systemie teleinformatycznym właściwego organu.

W przypadku organów KAS znaczenie praktyczne mają przede wszystkim e-urząd skarbowy oraz platforma usług elektronicznych skarbowo-celnych. To za ich pośrednictwem podatnik albo pełnomocnik może skutecznie załatwiać część spraw podatkowych i celno-skarbowych w formie elektronicznej.

Celem zmiany jest zapewnienie większej pewności co do skutków prawnych korespondencji. W postępowaniach podatkowych wybór kanału komunikacji nie ma charakteru wyłącznie technicznego. Może decydować o skutecznym wniesieniu pisma, zachowaniu terminu albo możliwości rozpoznania sprawy przez organ.

Analiza kluczowych zmian normatywnych

Wejście nowych zasad komunikacji elektronicznej wiąże się z następującymi skutkami:

• ograniczenie skuteczności ePUAP - od 1 stycznia 2026 r. podania wnoszone przez ePUAP do organów podatkowych i organów KAS przez osoby fizyczne oraz podmioty niepubliczne nie będą zasadniczo skutecznie wniesione,
• pierwszeństwo e-doręczeń - prawnie skuteczne złożenie podania w postaci elektronicznej jest możliwe na adres do doręczeń elektronicznych organu podatkowego,
• znaczenie systemów organów - alternatywnym kanałem pozostaje konto w systemie teleinformatycznym organu, w szczególności e-urząd skarbowy albo PUESC,
• brak obowiązku rozpatrzenia pisma z ePUAP - organ podatkowy nie rozpatrzy podania wniesionego po 1 stycznia 2026 r. przez ESP na platformie ePUAP, jeżeli nie zachodzi wyjątek wynikający z przepisu szczególnego,
• brak obowiązku zawiadomienia podatnika - przepisy nie nakładają na organ obowiązku informowania wnoszącego o pozostawieniu takiego podania bez rozpatrzenia,
• zachowanie formy papierowej - nadal możliwe pozostaje składanie podań w postaci papierowej, osobiście albo za pośrednictwem operatora pocztowego, chyba że konkretny przepis wymaga wyłącznie komunikacji elektronicznej,
• utrzymanie wyjątków dla podatków lokalnych - informacje i deklaracje dotyczące podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego oraz podatku od środków transportowych mogą być nadal przesyłane z wykorzystaniem ePUAP, jeżeli wynika to z właściwych przepisów szczególnych.

Zmiana nie polega więc na prostym zamknięciu ePUAP we wszystkich sprawach. Jej istotą jest odejście od traktowania ePUAP jako domyślnego kanału komunikacji z organami podatkowymi i KAS.

Uwagi, zastrzeżenia i ryzyka systemowe

Z perspektywy podatników i pełnomocników szczególnego znaczenia nabierają następujące ryzyka:

• ryzyko bezskutecznego wniesienia pisma - techniczne wysłanie podania przez ePUAP nie musi oznaczać jego skutecznego wniesienia do organu,
• ryzyko utraty terminu - błędny kanał komunikacji może mieć znaczenie przy odwołaniach, zażaleniach, wnioskach, wyjaśnieniach albo innych pismach składanych w terminie,
• ryzyko braku reakcji organu - podatnik nie powinien zakładać, że organ każdorazowo poinformuje go o nieskuteczności pisma przesłanego przez ePUAP,
• ryzyko błędnego stosowania wyjątków - możliwość użycia ePUAP musi wynikać z przepisu szczególnego, a nie z dotychczasowej praktyki albo dostępności danej usługi,
• ryzyko organizacyjne - przedsiębiorcy i pełnomocnicy powinni zweryfikować wewnętrzne procedury obiegu korespondencji, aby pisma podatkowe nie były automatycznie kierowane przez dotychczas używaną skrzynkę ePUAP.

Kluczowe znaczenie ma nie samo posiadanie profilu zaufanego albo dostęp do ePUAP, lecz wybór kanału, który po 1 stycznia 2026 r. wywołuje skutki prawne. Przy pismach podatkowych składanych elektronicznie bezpiecznym punktem wyjścia powinny być e-Doręczenia, e-Urząd Skarbowy, PUESC albo inny właściwy system organu. ePUAP może pozostać właściwy tylko wtedy, gdy dopuszcza go przepis szczególny, w tym przy wybranych informacjach i deklaracjach z zakresu podatków lokalnych. W sprawach terminowych błędne przyzwyczajenie do ePUAP może prowadzić nie tylko do problemu technicznego, lecz także do realnego ryzyka procesowego.