Krajowy System e-Faktur – teraźniejszość i przyszłość

Mateusz Puchała – doradca podatkowy, menedżer w dziale doradztwa podatkowego Deloitte

Od początku 2022 r. jesteśmy świadkami początków funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. Chociaż na chwilę obecną wystawiane za jego pośrednictwem faktury ustrukturyzowane nie cieszą się wśród podatników znaczną popularnością, to w swojej docelowej (obligatoryjnej) formie może on stanowić jedną z najbardziej doniosłych zmian w rozliczeniach polskich podatników VAT.

1. Tło wprowadzenia nowego rozwiązania

Zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca 2021 r. faktury mogły być wystawiane i wprowadzane do obrotu w dwóch zasadniczych formach:

• papierowej – jako formie domyślnej, mogącej znaleźć zastosowanie w każdym wypadku,
• elektronicznej – rozumianej bardzo szeroko jako w zasadzie każdą formę „zdematerializowaną”, która jednak może znaleźć zastosowanie tylko jeśli adresat faktury wyrazi na to zgodę[1].

W ostatnich latach gwałtownie postępuje jednak w Polsce i na świecie elektronizacja rozliczeń podatkowych (deklaracje elektroniczne, kolejne formy plików JPK itd.). Równocześnie faktury w formie elektronicznej są niewątpliwie coraz częściej preferowane względem faktur tradycyjnych zarówno przez podatników VAT, jak i organy podatkowe.

Z tych powodów, w ostatnich latach kolejne państwa członkowskie UE decydują się na wprowadzenie różnych modeli obowiązkowego fakturowania elektronicznego (np. Włochy[2]czy Węgry[3]). Potrzeby w tym zakresie zaczynają być również dyskutowane na poziomie wspólnotowym, co przejawia się przede wszystkim w działaniach Komisji Europejskiej podejmowanych w ramach inicjatywy „VAT in the Digital Age”[4].

 

W tym kontekście również Polska, nie czekając na rozwiązania wspólnotowe, podjęła decyzję o wprowadzeniu na gruncie prawa krajowego szeroko zakreślonego obowiązku fakturowania elektronicznego. Będące autorem tej inicjatywy Ministerstwo Finansów, zdając się dostrzegać zakres i poziom złożoności niezbędnych prac, przyjęło koncepcję dwuetapowego wdrożenia nowego rozwiązania:

1. Model fakultatywny (dobrowolny) wprowadzony z dniem 1.01.2022 r.
2. Model obowiązkowy (docelowy), który wedle obecnych zapowiedzi ma wejść w życie 1.01.2024 r. 

2. System fakultatywny

Z początkiem 2022 r. wprowadzono do polskiego porządku prawnego nową formę faktury - fakturę ustrukturyzowaną[5]. Stanowi ona trzecią formę faktury, równorzędną z dotychczasowymi (przepisy dot. dotychczasowych dwóch form faktur nie uległy zasadniczej zmianie). Aktualnie każdy podatnik dysponuje wyborem pomiędzy wystawieniem faktury papierowej, „tradycyjnej” faktury elektronicznej oraz faktury ustrukturyzowanej.

Nowe regulacje dot. faktur ustrukturyzowanych są stosunkowo obszerne, jednak ich istotę można zawrzeć w kilku kluczowych elementach.

Po pierwsze, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to centralny, państwowy system teleinformatyczny, prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i służący do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i ich korekt, otrzymywania ich przez odbiorcę, przechowywania faktur, zarządzania uprawnieniami do korzystania z systemu itd. (art. 106nd ustawy o VAT). Należy przy tym zwrócić uwagę, że o ile faktura ustrukturyzowana wystawiana jest wyłącznie za pośrednictwem KSeF, to niekoniecznie musi być wysyłana poprzez ten system do odbiorcy. W etapie fakultatywnym do takiego sposobu przesłania wymagana jest zgoda nabywcy – w przeciwnym razie faktura ustrukturyzowana może być mu przekazana w inny uzgodniony sposób.

Po drugie, faktura ustrukturyzowana to nie klasycznie rozumiany dokument, lecz – jak sama nazwa wskazuje – pewnego rodzaju „struktura”, zestaw elektronicznych danych w formacie pliku XML, przesyłanych do KSeF przez podatnika. Faktura taka musi obowiązkowo odpowiadać wzorowi opracowanemu przez Ministra Finansów – w innym wypadku zostanie przez system odrzucona. Wzór ten (tzw. schema XML) pn. „FA(1)” zamieszczony został w ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Warto podkreślić, że opracowany został jeden uniwersalny wzór, który obejmuje pola właściwe dla różnych rodzajów faktur (zwykłej, zaliczkowej, rozliczeniowej, korygującej itd.) a także szereg pól niewymaganych przepisami, lecz występujących dotychczas w obrocie. 

Po trzecie, faktura ustrukturyzowana przygotowywana jest według opisanego wzoru co do zasady w wewnętrznych programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłana do KSeF przez tzw. API („application programming interface”). W praktyce większość podatników najpewniej będzie korzystać w tym zakresie z programów komercyjnych opracowanych przez dostawców rozwiązań informatycznych. Dodatkowo, dla mikroprzedsiębiorców przygotowana została w tym celu tzw. Aplikacja Podatnika KSeF.

Dla podatników, którzy zdecydują się korzystać z KSeF dobrowolnie przewidziano szereg korzyści, takich jak przyspieszony 40-dniowy zwrot VAT, prostsze zasady ujmowania faktur korygujących in minus, brak konieczności przechowywania faktur w wewnętrznych systemach, czy brak obowiązku przesyłania struktury JPK_FA.

Jednakże mimo wskazanych zachęt oraz funkcjonowania KSeF od kilku miesięcy, na chwilę obecną niewiele podmiotów faktycznie z niego korzysta. Wydaje się, że podstawowym czynnikiem mającym na to wpływ jest niezwykle szeroki zakres prac wymaganych do wdrożenia systemu w każdym większym przedsiębiorstwie. Ponadto, dla podatnika opisane korzyści i zachęty są relatywnie niewielkie, tak więc rezultatem wymagającego wdrożenia fakturowania poprzez KSeF jest rozpoczęcie korzystania z procesu, który duże korzyści przynosi przede wszystkim organom podatkowym (mającym dzięki temu bieżący wgląd w faktury wystawiane przez podatnika). Wreszcie, nie jest nadal jasnym jaki będzie kształt systemu docelowego – o czym niżej.

3. System obligatoryjny

Data wdrożenia systemu docelowego była już kilkukrotnie przesuwana. Początkowo deklarowany był 1.01.2023 r., następnie II. kwartał 2023 r. Ostatecznie z decyzji derogacyjnej UE[6]polscy podatnicy dowiedzieli się, że najwcześniejszą datą, z jaką regulacje takie mogą zostać wprowadzone przez państwo polskie jest 1.01.2024 r.

Na chwilę obecną brak jest jednak nie tylko projektu przepisów mających regulować funkcjonowanie tego docelowego systemu, ale choćby ogólnych ich założeń. Nie został w żaden sposób zdefiniowany zarówno zakres podmiotowy (kategorie podatników) jak i przedmiotowy (kategorie dokumentów, transakcji) zbliżającej się rewolucji w rozliczeniach podatkowych. Wskutek tego wielu podatników zdaje się wstrzymywać z podejmowaniem odpowiednich prac przygotowawczych.

Jednocześnie poinformowano, że w „Ministerstwie Finansów trwają prace nad koncepcją biznesową i prawną docelowego KSeF”[7]. Zdanie to potwierdza jedynie, że niestety Ministerstwo Finansów przystępując do prac nad KSeF - a nawet w kilka miesięcy po wejściu w życie systemu fakultatywnego - nie miało opracowanej spójnej koncepcji docelowego systemu. Jest to tym bardziej zaskakujące biorąc pod uwagę skalę przedsięwzięcia, w ramach którego Ministerstwo zakłada, iż faktur wystawianych w systemie będzie do ok. 100 milionów dziennie i do ok. 2 miliardów miesięcznie.

4. Wnioski

Faktury ustrukturyzowane to rozwiązanie niezwykle innowacyjne i obiecujące. Polska zdecydowała się zmierzać do wdrożenia tego rodzaju systemu na szeroką skalę jako jedno z pierwszych państw członkowskich UE. Wydaje się, że system ten w mającej funkcjonować w przyszłości formie powszechnej i obligatoryjnej może przynosić liczne korzyści zarówno organom podatkowym, jak i podatnikom. Administracja skarbowa dysponując „w czasie rzeczywistym” informacjami wynikającymi z wszystkich (lub przynajmniej większości) faktur wystawianych w kraju niewątpliwie nabędzie kolejne narzędzie służące analizie i kontroli rozliczeń podatkowych oraz zwalczaniu oszustw podatkowych. Dla podatników zaś wyeliminowanie tradycyjnych papierowych faktur i ujednolicenie ich wzoru może przyczynić się do szybszego przepływu dokumentów między stronami czy możliwości automatyzacji wielu procesów księgowych w przedsiębiorstwie. 

Przy dotychczasowych pracach nad tworzeniem tego systemu niewątpliwie poczyniono również szereg słusznych założeń. W szczególności pozytywnie należy ocenić takie rozwiązania jak podzielenie procesu wprowadzenia systemu na fazę fakultatywną (jako swoisty etap testowy) i obligatoryjną, czy możliwość korzystania z KSeF w etapie fakultatywnym przez wystawców faktur bez akceptacji odbiorców faktur. Pozytywnie ocenić należy także szereg działań informacyjnych podejmowanych przez Ministerstwo Finansów[8]. 

Z drugiej strony nie sposób nie dostrzec wielu pojawiających się aktualnie problemów. Przede wszystkim negatywnie ocenić należy ewidentny brak po stronie twórców KSeF spójnej wizji systemu docelowego. Oczywiście zrozumiałym jest, że faza fakultatywna służyć ma wykryciu problemów prawnych i technicznych, które na tym dalszym etapie mogłyby być wyeliminowane poprzez dokonanie określonych zmian. Jednak takie elementarne kwestie jak choćby zakres podmiotowy i przedmiotowy przyszłych obowiązków, które mają zostać nałożone na podatników, powinny być jasno zakreślone jeszcze przed rozpoczęciem tejże wstępnej fazy. Na tym tle pozostaje jedynie wyrazić nadzieję, że przynajmniej większość z wątpliwości zostanie w najbliższym czasie rozwiana przez Ministerstwo Finansów w projekcie stosownych przepisów.

 

[1] Art. 2 pkt 31 i 32, art. 106n ust. 1 ustawy o VAT; zob. także art. 217, 218, 232 Dyrektywy VAT. 

[2] Zgoda na wprowadzenie takiego systemu udzielona została na mocy decyzji wykonawczej Rady (UE) 2018/593 z 16.04.2018 r.

[3] Funkcjonuje tam tzw. real time invoice reporting.

[4] 21.07.2022 r. opublikowano kilkutomowy „Final report” dostępny pod adresem: op.europa.eu.

[5] Ustawa z dnia 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076).

[6] Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z 17.06.2022 r.

[7] gov.pl/web/finanse/jest-zgoda-komisji-europejskiej-na-obowiazkowa-e-fakture-w-polsce

[8] Chodzi o szereg informacji udostępnianych na stronach internetowych, webinariach itd. Zob. także: podatki.gov.pl/ksef/